第一章 總則

第一條 為規(guī)范中國華文教育基金會(以下簡稱“本基金會”)檔案管理工作，根據(jù)本基金會章程，制訂本辦法。

第二條 本基金會的檔案是指：

1.上級業(yè)務主管部門及上級登記主管機關下發(fā)的文件資料；

2.向上級業(yè)務主管部門的請示、報告以及上級業(yè)務主管部門的批復、指示；

3.本基金會項目的有關檔案，包括：項目立項的請示、批復；項目實施的具體方案；項目預算報告、決算報告；項目實施的相關文件，如邀請函、新聞通稿、新聞報道、影像資料、活動日程、來賓名單、領導講話稿等；項目檢查報告、項目整改書；對捐款人反饋的資金使用情況報告等；

4.本基金會的有關財務檔案，包括：歷年的財務憑證、銀行賬、現(xiàn)金賬、明細賬、總賬；歷年的季度、年度會計報表、年度審計報告、報民政部年度工作報告；有關國稅、地稅申報材料：銀行與單位辦理有關業(yè)務的合同、協(xié)議等；基金會社工參加社會保險個人檔案及有關文件；有關基金會財務資金的申請、報批、執(zhí)行情況的文件；歷年本基金會的捐贈協(xié)議、捐贈發(fā)票及銀錢收據(jù)；

5.本基金會各種會議的記錄、紀要、決議；

6.本基金會包括各部門的工作計劃、總結(jié)、匯報材料；

7.本基金會對外發(fā)表的領導講話稿、新聞通稿等；

8.本基金會有關人事檔案；

9.其他需要歸檔的文件、資料。

第二章 檔案的歸檔和保管

第三條 上述檔案材料按類別分部門歸檔，由辦公室集中保管。項目部負責項目有關文件資料的歸檔；財務部門負責有關財務文件資料的歸檔；黨中央、國務院、國務院僑辦文件資料，以本基金會、基金會秘書處名義發(fā)出的各類文件以及其他需要歸檔的文件資料由辦公室負責歸檔。

第四條 各部門要對所歸檔文件分門別類建檔、編號，設立檢索目錄，置于檔案夾的首頁。

第五條 文件歸檔必須遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。

文件資料歸檔具體要求如下：

(一) 分類科學，標準一致

根據(jù)本基金會實際情況，一般采用部門—年度—問題進行分類。

1.歸檔文件依據(jù)主題、內(nèi)容分別建立案卷，具體分類參照本辦法第三條。

2.各部門檔案按年度進行歸檔，不同年度的文件一般不得放在一起歸檔，但跨年度的請示、批復，放在復文年歸檔；沒有復文的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在項目的第一年歸檔；跨年度的總結(jié)放在項目的最后一年歸檔；跨年度的會議文件放在會議開幕年歸檔；跨年度實施的重要項目資料以項目為首要關鍵字，年度為次要關鍵字歸檔。

(二)文件歸檔具體質(zhì)量要求

1.歸檔文件排列有序

歸檔文件排列要條理清楚，保持文件的自然聯(lián)系和歷史聯(lián)系，一般可按文件產(chǎn)生的時間和重要程度進行排列。

有關同一問題的文件，按文件日期先后順序排列；會議文件按重要程度結(jié)合形成的時間順序排列；一個文件印稿在前，定稿在后；正件在前，附件在后；批復在前，請示在后。

2.歸檔文件編目規(guī)范清楚

歸檔文件順序確定，應按排列順序，依次編寫頁號或件號，并編定歸檔文件目錄，具體如下：

(1)順序號：以卷內(nèi)文件排列先后順序填寫序號，亦即件號，正件與附件填寫一個順序號。

(2)文號：填寫文件制發(fā)機關的發(fā)文字號。

(3)作者：填寫制發(fā)文件的機關和部門。

(4)標題：一般應照實抄錄。沒有標題或標題不能說明文件內(nèi)容的，可自擬標題；簡報、信息應寫上主要標題。

(5)日期：填寫文件的制發(fā)日期。沒有日期的文件應考證清楚后填寫。

(6)頁號：填寫卷內(nèi)文件所在之頁的編號。

(7)備注：填寫密級。

3.檔案歸檔整齊結(jié)實，用統(tǒng)一文件夾保存。

4.檔案案卷封面

檔案案卷封面要全面確切地提示卷內(nèi)文件的主要內(nèi)容和成份，標明各卷內(nèi)文件的件數(shù)、張數(shù)和年度，填寫卷號。

封面要用簽字筆或鋼筆逐項注明，文字要通順、簡明確切，字跡要工整、清晰。

第六條 逐步建立完善電子歸檔制度。

第三章 檔案的借閱

第七條 基金會內(nèi)部借閱檔案材料要有登記，用完及時歸還。借閱重要檔案如財務文件資料、帶有密級的文件、重要會議的記錄等，需經(jīng)秘書處領導審批，當日歸還，不得私自復印。

第八條 上級業(yè)務主管部門調(diào)閱本基金會的檔案材料，有關部門應開具調(diào)閱函，并經(jīng)本基金會秘書長同意。檔案原則上不允許復印，如需復印，需經(jīng)秘書長審批。

第四章 檔案的整理和銷毀

第九條 各類檔案每年整理一次；項目檔案在項目實施結(jié)束后，應及時歸檔，裝訂造冊，交辦公室保存。

第十條 失效檔案需要銷毀，應由管理人提出申請，報秘書長批準。

第五章 附則

第十一條 本辦法經(jīng)2020年7月21日四屆一次理事會議修訂。

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