第一章 總則

第一條 為加強(qiáng)中國華文教育基金會(以下簡稱“本基金會”)的會計檔案管理，有效保護(hù)和利用會計檔案，根據(jù)《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》等有關(guān)法律和行政法規(guī)，制定本辦法。

第二條 本辦法所稱會計檔案是指本基金會在進(jìn)行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映本基金會經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。

第三條 本基金會應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)會計檔案管理工作，建立和完善會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度，采取可靠的安全防護(hù)技術(shù)和措施，保證會計檔案的真實、完整、可用、安全。

第二章 會計檔案的內(nèi)容

第四條 下列會計資料應(yīng)當(dāng)進(jìn)行歸檔。

(一)會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證；

(二)會計賬簿，包括總賬、明細(xì)賬、日記賬及其他輔助性賬簿；

(三)財務(wù)會計報告，包括月度、季度、半年度、年度財務(wù)會計報告；

(四)其他會計資料，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。

第五條 本基金會可以利用計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會計檔案。

第六條 同時滿足下列條件的，本基金會內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存，形成電子會計檔案。

(一)形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸；

(二)使用的會計核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報表等會計資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序；

(三)使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計檔案的檢索關(guān)系；

(四)采取有效措施，防止電子會計檔案被篡改；

(五)建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響；

(六)形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案。

第三章 會計檔案的移交及借閱

第七條 在辦理會計檔案移交時，應(yīng)當(dāng)編制會計檔案移交清冊，并按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定辦理移交手續(xù)。電子會計檔案移交時應(yīng)當(dāng)將電子會計檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定。特殊格式的電子會計檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一并移交。

第八條 本基金會應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照相關(guān)制度利用會計檔案，在進(jìn)行會計檔案查閱、復(fù)制、借出時履行登記手續(xù)，嚴(yán)禁篡改和損壞。保存的會計檔案一般不得對外借出。確因工作需要且根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定必須借出的，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。會計檔案借用應(yīng)當(dāng)妥善保管和利用借入的會計檔案，確保借入會計檔案的安全完整，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。

第四章 會計檔案的保管及期限

第九條 本基金會會計人員按照歸檔范圍和歸檔要求，負(fù)責(zé)定期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會計資料整理立卷，編制會計檔案保管清冊。

第十條 會計檔案的保管應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，出納人員不得兼管會計檔案。

第十一條 本基金會會計檔案根據(jù)財政部頒布的《會計檔案管理辦法》進(jìn)行保管及銷毀。

第五章 其他

第十二條 本辦法經(jīng)2020年7月21日四屆一次理事會議修訂。

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